Fotenie firemného vianočného večierka
Prečo nečakať na december a ako z neho vyťažiť maximum?
Polovica októbra je zlomový moment. Kým bežní ľudia ešte len vyťahujú jesenné kabáty, v korporátnom svete už väčšina firiem presne vie, kde a kedy sa bude konať ich vianočný večierok. Priestory sú zarezervované, catering vybraný, program sa rysuje.
Mnoho firiem však pri plánovaní zabúda na jeden kľúčový detail, ktorý často riešia až na poslednú chvíľu v novembri: vizuálnu dokumentáciu. Zohnať kvalitného eventového fotografa tesne pred sezónou večierkov je však často logistický zázrak. Prečo je strategické riešiť fotografa s predstihom a ako nastaviť spoluprácu tak, aby ste si samotný večierok mohli konečne bez stresu užiť aj vy?
Kto prv príde, ten má termín
Vianočné večierky majú jednu špecifickú vlastnosť. Drvivá väčšina z nich sa koncentruje do niekoľkých konkrétnych decembrových štvrtkov a piatkov. Rovnako, ako si vy vo firme musíte zladiť interné kalendáre, musia si svoje produkčné dni manažovať aj fotografi. A keďže sa zatiaľ nikto z nás nevie rozdvojiť, platí tu absolútne priamočiare pravidlo.
Zabezpečiť si fotografa dva či tri mesiace dopredu nie je prehnaná proaktivita, ale nutnosť. Vyhnete sa tak panike a stresu z toho, že sa budete musieť uspokojiť s kýmkoľvek, kto ostal na trhu voľný.
Ako funguje nezáväzná rezervácia v praxi?
Chápem, že vo väčších firmách a korporáciách má schvaľovací proces svoje presné pravidlá a chvíľu trvá. Preto som proces dopytovania nastavil tak, aby vám, ako organizátorom, čo najviac uľahčil život.
Na začiatku mi stačí poslať len tri základné informácie: dátum, miesto a približný časový rozsah.
Vďaka týmto údajom viem, koľko hodín si na produkciu vyčleniť, či potrebujem počítať s dlhším časom na presun a viem si urobiť základný “location scouting” (prieskum lokácie). Ako profesionál nechodím na eventy naslepo a potrebujem vedieť, do akého prostredia idem, aby ma počas fotenia nič neprekvapilo, či už ide o svetelné podmienky, alebo veľkosť priestoru.
Na základe týchto informácií vám vypracujem nezáväznú cenovú ponuku. Čo je však najdôležitejšie. Spolu so zaslaním ponuky vám daný termín v kalendári nezáväzne zarezervujem. Získate tak potrebný čas na interné schválenie rozpočtu bez stresu, že vám termín medzitým obsadí iný klient. Ak sa rozhodnete opciu nevyužiť, termín sa presunie, alebo si vyberiete iného fotografa, rezerváciu jednoducho zruším. Ak ponuku potvrdíte, termín je váš.
Príprava na event: Dajte mi scenár a ukážte mi tváre
Niekoľko dní pred samotným podujatím sa s vami spojím, aby sme si potvrdili, či všetko platí a či nenastali zmeny v harmonograme. Pre špičkový výstup sú pre mňa v tejto fáze kľúčové dve veci:
- Aspoň základný scenár podujatia
Nepotrebujem vedieť každú minútu, ale potrebujem poznať záchytné body. Bude mať riaditeľ slávnostný príhovor? Plánujete odovzdávanie cien zamestnancom roka? Budú o polnoci padať konfety alebo chystáte iné špeciálne vizuálne efekty? Keď viem, čo sa bude diať na stagei, viem si vopred pripraviť správnu techniku, zvoliť ideálne miesto v sále a zachytiť ten správny moment v stotine sekundy. - Vizuálny ťahák: Portréty kľúčových ľudí
Toto je malý detail, ktorý robí obrovský rozdiel. Ak mi spolu so scenárom pošlete aj portrétne fotografie najdôležitejších ľudí vo firme (členov boardu, ocenených zamestnancov či špeciálnych hostí), výrazne mi to uľahčí prácu pri zachytávaní atmosféry. Od prvej minúty eventu presne viem, na koho sa v dave sústrediť. Nemusím tak čakať až na oficiálne príhovory, ale viem týchto ľudí zachytiť v prirodzených, uvoľnených momentoch počas networkingu.
Na mieste: Vy si užívate, ja pracujem
Akonáhle je všetko naplánované a večierok sa začne, vaša úloha končí. Zvyšok už nechajte na mňa. Profesionálny eventový fotograf by mal byť na pľaci neviditeľný, no zároveň musí byť presne tam, kde sa niečo deje.
Samozrejme, eventy sú živý organizmus. Ak počas večera nastane akákoľvek nečakaná udalosť, spontánna gratulácia alebo situácia, ktorú treba nutne zadokumentovať a ktorá nebola v scenári, stačí mi dať akýmkoľvek spôsobom signál. Všetko podstatné si už doriešime priamo na mieste.
Nečakajte s rezerváciou fotografa na vianočný večierok až na november. Tí najlepší majú decembrové termíny obsadené už týždne dopredu. Stačí poslať základné informácie (dátum, miesto, čas) a fotograf vám termín nezáväzne podrží počas vášho schvaľovacieho procesu. Pred eventom nezabudnite dodať scenár a fotografie kľúčových ľudí. Vďaka tomu získate komplexnú a profesionálnu vizuálnu reportáž a vy si samotný večierok budete môcť konečne užiť bez stresu.
Som profesionálny B2B a komerčný fotograf s viac ako 18-ročnými skúsenosťami. Špecializujem sa na fotografovanie firemných eventov, konferencií a lifestylové biznis portréty. Vytváram vizuálny obsah, ktorý funguje ako skutočný komunikačný nástroj a odráža atmosféru vašej firmy. Zakladám si na efektivite, profesionálnom a neviditeľnom prístupe na pľaci a dôkladnom pochopení cieľov klienta. Ak hľadáte spoľahlivého fotografa pre váš firemný event, neváhajte ma kontaktovať.
